Come sessere più produttivi

Il tempo non può essere restituito, usalo con attezione.

Prenditi un minuto e pensa alla tua giornata tipo. Parti dal momento in cui inizi a lavorare fino a quando termini la giornata lavorativa.

Se potessi scegliere esattamente come trascorrere il tempo ogni giorno, quanto di esso sarebbe dedicato al lavoro effettivo?

E quante ore invece dedicare alle distrazioni?

Una nuova ricerca ha rivelato che durante la giornata lavorativa un impiegato in media è produttivo solo per 2 ore e 53 minuti.

È scioccante, no? Sembra quasi impossibile!

La cosa preoccupante è come le persone trascorrono il loro tempo sul posto di lavoro.

La maggioranza degli intervistati ha candidamente confessato di dedicare molto tempo a controllare i social media, leggere siti di notizie, chattare, preparare bevande calde, fare telefonate personali, e altre distrazioni di vario genere.

Per cambiare il modo in cui lavori e fare di più in meno tempo, devi essere aperto alla possibilità che il modo in cui lavori non sia abbastanza efficiente.

Dovresti studiare i tuoi schemi attuali per scoprire cosa funziona e cosa può essere migliorato. Una volta fatto ciò, puoi cercare modi per ottenere di più senza aumentare la tua lista di cose da fare.

 

Il moomentum è tutto.

Un buon primo passo per aumentare la tua produttività è creare una routine personale che coincida con il momento in cui sei al meglio ogni giorno.

Ciò che ha funzionato per Elon Mask o Anthony Robbins potrebbe non funzionare per te.

Non tutti sono al loro meglio nello stesso momento della giornata.

La distribuzione del livello di energia durante la giornata cambia e il momento in cui siamo più attivi è indicato dal cronotipo.

Uno studio fatto da importanti biologi mostra come il cronotipo di una persona è influenzato per circa il 50% dalla genetica.

E’ possibile allenarsi fino a modificare il proprio cronotipo, è però innegabile che la tecnica più saggia consiste nel seguire il proprio cronotipo naturale.

Le persone che condividono un cronotipo, hanno un ritmo simile: sonno, appetito, esercizio, studio, lavoro, ecc.

Ciò significa che se ti trovi bene a lavorare nel tardo pomeriggio più che la mattina, probabilmente farai meglio ad adattare il tuo programma in modo che coincida con le ore in cui sei più attivo piuttosto che cercare di lavorare contro il tuo ritmo biologico naturale e sforzarti di avere una resa maggiore al mattino.

Probabilmente hai un’idea abbastanza precisa del momento della giornata in cui sei più produttivo e pieno di energie.

La maggior parte delle persone è produttiva nelle prime ore della giornata. Fanno di più, lavorano meglio e fanno molto prima di mezzogiorno.

In linea generale, le maggioranza delle persone tendono ad essere più produttive al mattino. Le due ore subito dopo essersi svegliati completamente sono le due ore migliori della giornata.

Anche io al mattino mi sento molto più lucido e presente, ecco perchè cerco di fare le cose più importanti per prime.

Questo però non vale per tutti.

Il segreto è lavorare con il tuo corpo, non contro il tuo corpo, quindi cerca di ascoltarlo e agisci di conseguenza.

 

Inizia la giornata con il serbatoio pieno.

Ti sei mai chiesto perché in genere è più produttivo il lunedì rispetto al venerdì? Il motivo è che il tuo serbatoio di energia è pieno e sei in grado di lavorare a un livello di energia maggiore.

Se riposi a sufficienza, inizierai ogni giornata pronto per affrontare le tue attività al meglio.

Ultimamente si è diffusa questa filosofia del “dormi di meno così avrai più tempo per lavorare”.

C’è chi considera superfluo dormire più di 4 ore a notte. Io non condivido per niente questa filosofia.

Forse cambia da persona a persona, ma se io non dormo almeno 7 ore, meglio 8, non mi sento al pieno delle mie energie.

Dormire meno per essere svegli più tempo, e avere di conseguenza un basso livello di energia, è inutile se poi in quel tempo ti senti ubriaco!

Io sono un sostenitore della qualità. Vale la pena lavorare meno e assicurarsi di dormire 8 o 9 ore.

Non sottovalutare l’importanza del sonno. Molte persone dormono troppo poco.

Ritengo talmente importante l’idea di ricaricare le batterie, che l’ideale sarebbe staccare completamente durante il weekend, rifiutandosi categoricamente di controllare le e-mail o accettare conversazioni di lavoro.

Può essere difficile se sei un manager, un imprenditore, e hai un ruolo importante. La buona notizia è che, se ci riesci, il lunedì avrai più energia da spendere per produrre al massimo delle tue capacità e con le tue performance sverniciare i fanatici del “dormo 4 ore lavoro 20 ore”.

 

Separa la lista delle attività di oggi dalla lista principale

La lista delle cose da fare può sopraffarti.

Scegli di concentrarti solo sul presente, ogni giorno, cioè fare oggi solo ciò che hai pianificato ieri.

Se hai un listone generico di attività da cui ogni mattina devi pescare, rischi di perderti.

Prima di concludere la giornata lavorativa, fai un elenco delle cose più importanti del giorno successivo. Dedica circa 20 minuti per scrivere al massimo cinque cose importanti da svolgere il giorno successivo. Sarai in grado di essere molto più efficiente in particolare se il tuo cronotipo è la mattina.

Pensaci, se usi il prezioso tempo in cui sei al massimo delle energie, per organizzare l’elenco delle attività, lo stai sprecando. Fare questo lavoro la sera prima, è la cosa migliore.

Tieni un elenco di tutto ciò che hai intenzione di fare durante la settimana e ogni sera sposta solo un paio di cose (attività ad alta priorità) dall’elenco principale al tuo elenco giornaliero del giorno successivo.

 

Gestisci la tua energia, non il tuo tempo

Se sei una persona mattiniera, quando arriva mezzogiorno, la tua energia inizia a diminuire e difficilmente avrai voglia di fare qualcosa di difficile.

Cerca sempre di fare le attività più difficili o più importanti per prime.

La gestione delle energie ti obbliga a pensare ai risultati in funzione dell’energia, non al tempo.

Lavorare intensamente per un breve periodo di tempo è più efficace di lavorare 20 ore al giorno in modo stanco e distratto. L’abbiamo già detto.

Puoi svolgere un lavoro efficace e produttivo solo se sai come gestire al meglio le tue energie, il tuo tempo e la tua attenzione.

Se non ti prendi il tempo di ricaricarti, finisci l’energia e la tua produttività cala.

La tua energia, motivazione e volontà di lavorare “diminuiscono” durante il giorno. Suddividi il tuo lavoro in compiti gestibili e costringiti a svolgere un compito in tempi specifici. Pianifica apposite pause.

Quando lavori troppo e metti troppa energia in un compito, potresti esaurirti senza ottenere  dei veri progressi.

Ad esempio, se ogni giorno si verifica un crollo della tua energia verso le 15:00, provare a insistere verso quell’ora ti farà solo più male che bene. Non lavorerai in modo efficiente, i tuoi risultati saranno scarsi.

Invece, durante quel calo di energie, prova a fare una passeggiata veloce o a rilassarti. Vedi quale dei due modi, che come vedi sono contrapposti, per te funziona meglio. Ricorda, non siamo tutti uguali.

 

Crea una routine di preparazione.

Iniziare è il principale ostacolo per molti.

Se non hai una routine, è probabile che tu cada nella tentazione di procrastinare.

Un modo per iniziare meglio è costruire una routine che dica al tuo cervello e al tuo corpo che è ora di lavorare.

La tua routine potrebbe essere semplice: andare al lavoro, prendere una tazza di caffè, ordinare rapidamente la scrivania, dare un’occhiata all’elenco delle cose da fare oggi e iniziare.

Potresti usare un attivatore per portarti in modalità focalizzata. Se hai una paio di cuffie, puoi usarle per dare il via al tuo corpo. Una volta accese le cuffie, è il momento di lavorare. Non farti distrarre da nulla.

Potresti persino avere un album o una playlist che ti faccia venire voglia di lavorare e ascoltarli come parte della tua routine.

 

Dividi le tue ore di lavoro e fai delle pause

Sei destinato a stancarti e perdere la concentrazione se ti siedi dietro una scrivania e fissi uno schermo per otto ore consecutive.

La ricerca ha dimostrato che brevi pause prese regolarmente portano un miglioramento del 16% della concentrazione.

Sessioni di lavoro, seguite da brevi pause di circa 15 minuti, si sincronizzano ottimamente con i nostri cicli naturali.

Questa sincronizzazione ci aiuta a mantenere la concentrazione per tutta la giornata lavorativa.

È fondamentale fare delle pause e lasciare riposare il cervello dopo una sessione di lavoro.

Un numero crescente di prove mostra che saltare le pause può portare a stress, esaurimento e blocco creativo.

 

Crea scadenze forzate

Avere più tempo per completare un lavoro non significa necessariamente che lo farai meglio. Avere una scadenza limitata nel tempo aumenta il rendimento.

Pensaci: quando hai tutta la mattina o il pomeriggio per fare qualcosa, te la prendi con calma e rendi di meno.

Se hai solo un’ora e un’ora soltanto, ti immergerai al 100% e rimarrai super focalizzato.

Se in questo momento non c’è nessuno a farti pressione, devi pensarci tu. Imponiti delle scadenze, datti dei limiti. Impostare un timer potrebbe esserti di aiuto.

L’impostazione di un timer può cambiare il modo in cui lavori. Un promemoria costante che la tua scadenza si avvicina può costringerti a concentrarti.

Quando costruisci routine migliori, gestisci la tua energia e lavori con il tuo corpo invece che lottare contro il tuo corpo, a quel punto sarai in grado di completare il lavoro in meno tempo, farai di più ogni giorno, sprecherai meno tempo, avrai più tempo libero, assumerai il controllo della tua giornata e sarai meno stressato.

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